Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej – czyli ich digitalizacja – staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem wśród wielu polskich firm. Jednocześnie, wciąż wskazać można na szereg podmiotów, które obawiają się tej formy przechowywania firmowej dokumentacji. Dlaczego?
Obawa przed nieznanym czy uzasadniony lęk?
Digitalizacja dokumentów jest zdecydowanie wygodniejsza od przechowywania ich w sposób klasyczny, jednak budzi szereg mniej lub bardziej uzasadnionych obaw. Przede wszystkim – wiele osób zastanawia się, w jaki sposób zapewnić dokumentacji należyte bezpieczeństwo. Tymczasem wbrew pozorom – pliki są zdecydowanie mniej narażone na to, że wpadną w niepowołane ręce niż klasyczne dokumenty w wersji papierowej.
Digitalizacji dokumentów – wygoda i bezpieczeństwo
Podczas gdy papierowe umowy i inne dokumenty mogą zostać przechwycone przez osoby trzecie dość prosto – zdobycie plików znajdujących się na wewnętrznych serwerze wymaga nieco wiedzy, a także sprytu. W tym pierwszym przypadku, niezbędne jest dostanie się do pomieszczeń archiwum, jednak zasadniczo gdy to się uda – każdy dokument jest jak najbardziej osiągalny. Tymczasem cyfrowe wersje są chronione zdecydowanie bardziej – między innymi hasłami, ale nie tylko.
Dostanie się do zdigitalizowanej dokumentacji jest na tyle problematyczne, że osoba trzecia musi posiadać dużą motywację, by to uczynić. Z reguły im większa firma, tym więcej może uczynić, by odpowiednio zabezpieczyć dokumenty. Co za tym idzie – jest to zdecydowanie trudniejsze niż w przypadku zwykłych wersji papierowych.
Ochrona przed zniszczeniem
Bezpieczeństwo dokumentów należy rozpatrywać również z perspektywy ochrony przed ich uszkodzeniami. Papier jest niedoskonałym nośnikiem informacji i może ulec uszkodzeniu stosunkowo łatwo. Od najzwyklejszego, przypadkowego rozdarcia, poprzez zawilgotnienie (co istotne, niekoniecznie musi dojść do pełnego zalania papieru – wystarczająca jest długotrwała ekspozycja na wysoki poziom wilgoci) czy też spalenie. Również tusz, czy to taki, który znajdował się w drukarce, czy ten w długopisie – może ulec wyblaknięciu. W ten sposób dokumenty stają się nieczytelne, a znajdujące się na nich informacje – łatwe do podważenia.
Co ważne, digitalizacja dokumentacji w firmie to nie tylko zwiększone bezpieczeństwo, ale również wygoda. Poczynając od mniejszej powierzchni, jaką zajmują dokumenty, poprzez znacznie łatwiejsze odnajdywanie poszczególnych pozycji, aż po prostszą procedurę usuwania plików, które są już zbędne. Wszystko to pozwala oszczędzić czas i pieniądze.
